管理会社のDX推進
入居者満足度向上を同時に実現!

先行導入管理会社による
1ヶ月間の業務効率化事例

  • 93%削減

    掲示物をアプリで
    リモート通知

  • 66%削減

    入居時室内点検表の
    回収自動化

  • 50%削減

    入居者問い合わせの
    チャット化

0120-619-610

受付時間:月〜金 10:00 - 18:00 年末年始・夏季休暇・祝日を除く

     

STRUCTURE

「現場の負担を減らす仕組み」

  • 直感的で使いやすい

    管理画面は直感的で
    使いやすさを重視

  • 2年間の導入検証で改善

    導入検証で見えてきた
    課題を繰り返し改善

  • 基幹システムと連携

    各社システムとAPI/CSVで連携し
    基幹データを活用可能

CLIENTS

導入実績

   

※この他の導入実績も多数ございます。詳細はお問い合わせください。

FUNCTION

totonoの機能一覧

  • お知らせ

    掲示物の電子化

  • FAQ

    入居者の自己解決の促進

  • チャット

    問い合わせ対応の
    効率化

  • 各種申請

    申請受付の自動化

  • 契約確認

    契約情報の一元確認

  • オプション

    入居中サービスの提供

MAIN FUNCTION

主要機能のご紹介

業務効率をあげるための機能と
具体的な運用方法をセットでご提供しています

  • 24HOUR COMMUNICATION CHAT
    24時間
    コミュニケーションチャット

    LINE感覚で利用できる。
    使いやすい管理画面で入居者対応も
    スムーズ。

    問合せの状態に応じてステータスが切り替わり、解決までどの段階にいるのかをひと目で判別できます。
    問合せ内容がカテゴリとして分類され、問合せ種別に対応する定型文を選択式で挿入可能です。動画や画像などのファイル添付や、テキストのコピーなど、管理会社の声から生まれた便利な機能が搭載されています。

    問い合わせの場合

    totono導入前

    約10分 約10分

    不在時の場合掛け直しの手間が掛かる…更につながった後も相談内容とは異なる会話で1回のやりとりに30分以上費やすことも…

    totono導入後

    1返信に約5分、平均2往復程度で完了 1返信に約5分、平均2往復程度で完了

    チャット対応
    12010分へ短縮!

  • INFORMATION BULLETIN BOARD
    お知らせ掲示板機能

    必要なお知らせはアプリで配信。
    管理会社から積極的なアプローチができます。

    スマートフォンへの自動通知、配信日の設定、アプリ内で目立たせる重要なお知らせフラグなど、従来の掲示物の貼り出しよりも入居者の目に届きやすい機能を搭載。画像・動画に加えてPDFの添付もできるので、紙書類をそのまま電子化してアプリで通知することも可能です。

    掲示板の場合

    totono導入前

    135分 135分

    苦情内容を掲示板に掲載すると物件の風評ダウンにも…

    totono導入後

    作業時間10分!

    1掲示板あたりの対応時間
    13010分に!

    • 掲載期間設定で回収忘れもゼロ
    • 印刷コストや移動コストも不要
    • リモート化達成
    • 騒音苦情など、素早く管理画面で対応!
  • FAQ
    よくある質問機能

    入居者からのよくある質問はFAQで表示。
    画像や動画を添付して自己解決を促進します。

    汎用的な300以上のよくある質問集をあらかじめデータセット。管理会社ごとに回答を個別にカスタマイズしていただけます。また新しい質問・回答集の追加も可能です。回答には画像・動画やファイルの貼り付けも可能。入居者はアプリからテキスト検索やカテゴリ検索をすることで、困りごとを解決するための回答を閲覧することができ、自己解決率が格段に向上します。

  • APPLICATION RECEPTION
    各種申請受付機能

    解約受付や駐輪ステッカー申請など、
    電話で受け付けていた申請受付をアプリに実装

    入居時室内点検表や解約申請はもちろん、ペットの受付・駐車場保管場所使用承諾証明書の申請など、入居者からの申請手続きを電子化。必要な項目はあらかじめアプリ内に組み込まれているため、状況に応じてステータスを切り替えるだけの簡単仕様。受付から対応完了までの状態を一目で把握できます。申請者のステータスはすべてCSVとして出力可能ですので、外部のシステムやEXCELでの処理にご活用いただけます。

    入居時室内点検表の場合

    totono導入前

    約15分 約15分

    契約書類へセット

    • 申請用書類を郵送

    • 電話対応後、別途メールでやり取り

    • エビデンスが残らずトラブルに

    totono導入後

    1返信に約5分、平均2往復程度で完了

    入室点検表だけでも
    13010分へ短縮!

    契約書類へセット

    • 申請用書類を郵送

      項目が抜けなく届き郵送代も不要に

    • 電話対応後、別途メールでやり取り

      添付ファイルの回収も可能

    • エビデンスが残らずトラブルに

      エビデンスも自動的に蓄積

OPTION

オプション
コール&チャットセンター

アプリからの問合せ一次受付をアウトソーシング!
豊富な入居者対応の実務経験から作成したスクリプトを用いることで、
管理会社の信頼を損なうことなく入居者対応の一次窓口を日々の業務から切り離すことが可能になります。

totonoの入居者対応を
アウトソーシングで受けるプラン

自社に合わせてカスタマイズ可能!
入居者対応の一括アウトソーシング

FLOW

totono導入の流れ

  1. お問い合わせ・ヒアリング
  2. 御社専用の環境をご用意
  3. データ連携の準備
  4. 利用者登録・連携データの確認
  5. 操作説明・勉強会
  6. 利用開始

まずは、お問合せください。連携したい基幹システムやデータの確認を行わせていただきます。管理会社ごとの運用に合わせた、アプリのご利用方法を構築し、導入後すぐに実務に利用できるようにご協力をさせていただきます。

CONTACT

詳しくはこちら

0120-619-610

受付時間:月〜金 10:00 - 18:00 年末年始・夏季休暇・祝日を除く

FAQ

よくある質問

アプリの導入について

  • 試しに使いたいんですが、デモ環境などはありますか?

    実際にどのような機能があるのかご覧いただけるように、営業スタッフによるデモンストレーションを承っております。
    リモート、ご訪問どちらでもデモンストレーションは対応可能ですので、下記のお問い合わせフォームからお気軽にお申し付けください。

  • サーバーの仕様やセキュリティについて教えて下さい。

    totonoのサーバーは、AWS(アマゾンウェブサービス)のクラウドサーバーを利用しております。
    気になる場合はセキュリティの仕様書をご確認頂くことも可能ですので、下記のお問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせください。

  • 会社独自のデザインにできる箇所はありますか?

    アプリログイン後の画面は、いくつかのカラーパターンからお好みの配色を選択することが可能です。
    また、アプリに表示される企業ロゴマーク部分は独自のものをご利用頂くことが可能です。

  • アプリのダウンロード方法

    App Storeまたは、Google Playから無料でダウンロードすることが出来ます。
    App Store:https://apps.apple.com/jp/app/totono/id1515211377
    Google Play:https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.sumasapo.totono

  • 利用する入居者は何人まで使えますか?

    上限は特にございませんので、入居者の方は皆さん使うことが出来ます。

  • アプリはiphoneもAndroidも使えますか?

    App Storeや、Google Playからアプリをダウンロードすることが出来ますので、スマートフォン端末であれば使うことができます。
    App Store:https://apps.apple.com/jp/app/totono/id1515211377
    Google Play:https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.sumasapo.totono

  • totonoの導入期間はどのくらいかかりますか?

    ご利用の基幹システムや基幹システムへのデータ入力状況、連携方法などにより導入期間が大きく変わってきますので、ヒアリングの上、期間の算出をさせていただきます。

システムの連携について

  • 入居者の新規登録時に必要な情報は何ですか?

    アカウントの新規登録時に必要な情報は、入居者名のフリガナ、携帯電話番号です。
    いずれも基幹システム側から反映されたデータと同一の内容を入居者が入力することで新規登録が開始されます。

  • データ連携のタイミングはどれくらいの頻度でしょうか?

    ほぼリアルタイムで連携する方法や、手動・自動に関わらずデータをアップロードする方法もございます。
    管理会社様の基幹システムやデータによって連携方法が異なりますので、下記のお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

  • CSV等で手動でデータ連携することは可能ですか?

    CSVによる手動アップロードでのデータ連携機能がございますので、そちらを利用して手動でのデータ連携を行うことが可能です。

  • 自社開発システムの場合でも連携できますか?

    様々な連携方法がございますので、お打合せをさせて頂いた後、連携方法を決定させていただきます。

  • 基幹システム側のデータ整備が必要な場合はどうすればいいですか?

    導入時には連携項目の確認と共に、必要に応じて別途データ整備の作業をサポートさせて頂くことが可能です。
    現状の基幹システム利用状況を確認させていただき、アドバイスいたしますので下記のお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

  • 連携時に必要なデータ項目はどのようなものがありますか?

    ヒアリングシートを基にご一緒に確認させていただければと思います。
    また、必須項目についての資料などもご用意いたしますので、下記のお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

各種機能について

  • 掲示板でアンケートを取得することはできますか?

    掲示板にはリンク先となるURLを掲載することが可能です。
    アンケートツールを掲示板のURL機能を利用して付与することでアンケートが取得できます。

  • 掲示板に写真や動画は配信できますか?

    複数の写真や動画、PDFも掲載することが出来ます。

  • 掲示板は物件を選んで配信できますか?

    お知らせ掲示板は物件単位での掲載先の選択をすることができます。
    また、都道府県や市区町村などで複数の物件を選択して同時に配信することも可能です。

  • アプリで解約は受け付けられますか?

    解約の受け付け、立ち合いの日時などもアプリでやり取りすることが可能です。

  • 入居時に入居者からもらう室内点検表はアプリで受け付けられますか?

    入居時室内点検表はアプリから受け付けることが可能です。
    確認箇所ごとに写真も添付することが出来ます。

  • 定型文は独自にどれくらい作成できますか?

    管理会社側で必要な定型文は基本的には上限なしで作成することが可能です。

  • FAQの新規作成/修正について

    カテゴリを選び新規作成することも、管理会社独自で既存のFAQの修正を行うことも可能です。

  • FAQは最初から登録されていますか?

    totonoでは全国的によくある質問を取りまとめて、初期設定時から300以上の内容がカテゴリごとに分けて登録された状態でお渡ししております。

  • チャット履歴データを抽出できますか?

    チャットの問い合わせ履歴を一覧でエクスポートする機能があります。

  • チャット対応を誰がしたのか分かりますか?

    チャット返信は返信ごとに担当者のアカウントが紐づいて表示され、最終対応者の履歴も表示されます。
    対応者とは別に担当者を指定することも可能ですので、担当の引継ぎ等の業務もスムーズになります。

  • 夜間のチャット問い合わせはどう対応したらいいですか?

    基本的には翌日対応をして頂いています。
    特に緊急性の高い問い合わせについては、チャットではなく緊急電話問い合わせで対応するケースが想定されます。

  • チャット対応を外注できますか?

    totonoのチャット対応ができる提携チャットセンターのご紹介も可能です(管理戸数によって費用が異なります)。
    ご検討の際は下記のお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

  • チャット対応に便利な機能はありますか?

    チャット返信文にFAQの本文や、定型文を登録しておくことでボタン一つで挿入することが可能です。
    また、FAQや定型文は会社毎に自由に設定、変更して頂くことが可能です。

  • チャットには写真や動画を添付できますか?

    写真や動画も添付することが可能です。

  • 入居者が複数の物件を契約している場合どうなりますか?

    写真や動画も添付することが可能です。

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